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ビジネスフォンについて

意外と知らない便利機能!ビジネスフォンの通話録音機能とは?

意外と知らない便利機能!ビジネスフォンの通話録音機能とは?

ビジネスフォンの「通話録音機能」をご存知ですか? 文字通り、通話の内容をそのまま録音できる機能です。この通話録音機能で録音した通話は、以後、さまざまな業務に役立てることができます。この便利な機能を紹介します。

通話録音機能とは?

ビジネスフォンに搭載されている通話録音機能とは、通話内容を録音できる機能です。かかってきた電話の通話内容や、社員同士の内線通話の内容をそのまま録音できます。

通話中に、ビジネスフォンに搭載されている通話録音用のボタンを押すだけで、録音がスタート。後で何度も聞き返すことができるので、大事な用件も、もしメモしそびれてしまった場合であっても便利です。電話機によっては、受けた電話はすべて自動で録音するように設定することもできます。

通話録音機能は、こんなときに便利!

通話録音機能は、重要事項の話などのとき、メモする内容が多いとき、お客様からの問い合わせのとき、相手が外国語をしゃべる人だったとき、重要な会議通話のときなどさまざまなシチュエーションで便利に利用できます。

重要な内容やお客様からのクレームなどの場合は、後日社内で共有して、業務改善に役立てることもできます。

また、録音した内容をそのまま伝言メモとして相手に伝えられる「ボイスメール」機能も同時に利用すると便利です。通常、不在時に電話を受けた場合、伝言メモを残す必要がありますが、ボイスメールなら通話の内容がそのまま伝言メモになるので、確実に取り次ぐことができます。

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通話録音装置を接続する方法も

現在使っているビジネスフォンに、通話録音機能が付いていない場合には、通話録音装置を別途追加することもできます。電話機1台につないで通話録音できるタイプから、1台で複数の電話機の通話録音できるタイプまで、利用用途や頻度によって選ぶことができます。

貴重な通話内容を録音することで、業務効率の向上も見込めます。この便利な機能、ぜひ利用してみてください。

回線種別を変更したきっかけは?

回線種別を変更したきっかけは?

現在主流の電話回線には、アナログ回線、ISDN回線、光電話・IP電話があります。これらのいずれかを利用していて、他の電話回線に切り替えたいというケースは多いようです。

業務拡大に伴うオフィス拡大、オフィス移転、コスト削減のためなど、その理由はさまざま。そこで、電話回線の回線種別を変更したきっかけにはどんなものがあるのかを見てみましょう。

オフィスの回線種別を変更したきっかけって何だった?

「オフィスを移転する際、アナログ回線から光電話に回線種別を変更したい」

このようなケースは多くあるようです。例えば、これまで小規模で運営していた会社が、事業の成長と共に、従来の電話回線や電話機の環境では電話を受け切れなくなるというのはよくある話です。

この場合、回線種別を変更することで、着信数不足を補うことができます。また、通話中もFAXの送受信したいというニーズがある場合、ISDN回線や光電話に切り替えることは、十分意味があります。

このように、企業の規模拡大がきっかけとなり、電話回線種別の変更を余儀なくされるケースは多いようです。

「業務効率アップ・コスト削減のため」がきっかけになることも

アナログ回線は、どうしてもビジネス利用では物足りないところがあります。業務効率を改善したり、コスト削減を実現したりするためには、どうしても他の電話回線を検討する必要があるでしょう。実際、同時に2通話可能なISDN回線や光電話にしたり、コスト削減のために通信料が比較的割安になる光電話にしたりすることは、多くの企業で実施されていることです。

また、インターネットの速度を上げたいというニーズが起きることもあるでしょう。そんなときは、やはり光回線が重宝されます。

電話回線種別の変更を検討するときというのは、オフィス移転や引越しなどがきっかけになることが多いものです。しかし、同時に電話機やコピー機などの変更も考える必要があるため、なかなか十分な検討がむずかしいもの。専門の業者に依頼するなどして、各回線のメリット・デメリットを聞いて、効率良く切り替えるのをおすすめします。

ビジネスチャンスを逃さない!ボイスワープの活用法

ビジネスチャンスを逃さない!ボイスワープの活用法

業務上、ビジネスフォンの転送機能は非常に重宝するものです。多くの方が、すでに利用されていることでしょう。しかし、この転送機能をさらに発展させた「ボイスワープ」の存在をご存知の方は少ないはず。そこで、ボイスワープの概要や活用法をご紹介します。

事務所不在時でも電話を確実に受信!ボイスワープとは?

小規模企業なので事務所の常駐人数が少ない、もしくは日中事務所を空けることが多いという場合、事務所にかかってきた電話をそのまま転送して、応対しやすい電話で受けるという方法が考えられます。それを可能にするサービスが、NTTの「ボイスワープ」です。

ボイスワープには、「自動転送」と「応答後転送」の2種類があります。

「自動転送」とは、かかってきた電話を、電話機を鳴らすことなく、直接、あらかじめ指定しておいた電話に転送することができるもの。これを「無条件転送」といいます。また、自動転送には、「無応答時転送」というものもあります。これは、一度転送元の電話を呼び出した後に、指定の電話に転送するものです。転送元の電話機でも受話器を上げれば相手と話すことができます。

もう一つの「応答後転送」とは、一度転送元の電話機で対応してから、携帯電話などに転送するというものです。

外出先からも設定変更が可能

このように、ボイスワープは設定に応じて色々なパターンを使い分けられます。この設定変更は、外出先からも変更できるので、とても便利です。例えば、営業の外回りで外出している最中は、事務所にかかってきた電話を「無条件転送」で自分の携帯電話に転送する設定にしておくことなどが考えられます。

また、転送電話を受けるときは、転送先に転送元の電話番号などを知らせる音声ガイダンスが流れるので、どこから転送されてきた電話なのかが分かります。

ひかり電話でもボイスワープはある!

最近では、ひかり電話を導入している企業も多いことでしょう。このボイスワープのサービスは、ひかり電話にも付けることができます。便利に利用できるだけでなく、かかってきた電話をいつでもどこでも受け取ることができることから、ビジネスチャンスを逃すことはありません。

加入電話や加入電話・ライトプランに付ける場合、事務用では800円(税抜)、ひかり電話の場合には1番号につき500円(税抜)の月額で運用ができます。

ボイスワープを活用して、ビジネスフォンの転送機能を極めましょう!

ビジネスに有効な電話回線の種別って?

ビジネスに有効な電話回線の種別って?

悩みどころの多い電話回線選び。ビジネスに役立つかどうかという視点で考えた場合、果たしてどの電話回線がいいのでしょうか? アナログ回線、ISDN回線、光電話回線の3つが主流の今、これらの電話回線同士を戦わせてみましょう!

アナログ回線~他の機器に左右されないので障害時に強い

おなじみのアナログ回線。通常の電話回線を使用しているので、インターネット回線の状況など、他の機器に左右されないというメリットがあります。障害に強い回線といってもいいでしょう。

ビジネスは信頼が勝負。他の電話回線と比べて、安定しているという面では、勝っています。しかし、回線数が増すごとに費用がかさむという点においては注意が必要です。

ISDN回線~音質がいい

続いてISDN回線は、1契約で1通話分提供されていた従来のアナログ回線と比べて、1契約で2通話分確保できる点が、かつて人気を博した理由です。光ファイバーを使用したひかり電話が登場してからも、このISDN回線は変わらず普及しており、多く利用されています。基本料が安いことや、ナンバーディスプレイなどが使えることなど、アナログ回線と比べて、付加サービスも多いのが特徴。また、デジタル回線だからこその通話音質の良さも見逃せません。ただし、通話料金はアナログ回線とほぼ変わりません。

光電話回線(IP電話・ひかり電話)~インターネットを重視するなら

光ファイバーのインターネット回線を使用したIP電話やひかり電話は、光ファイバーの高速回線でインターネットが併せて利用できる点や、基本料金や通話料がアナログ回線とISDN回線に比べて割安である点、電話番号数や同時に通話できる数が多いという点で、ビジネス利用には嬉しいメリットが豊富です。

デメリットは、インターネット回線に障害が起きた場合、通話ができないこと。安定面ではまだまだ不安が残されています。

どの回線にもメリットがあり、それぞれの持ち味が活かされつつ、普及しています。自社のビジネス形態に最適な電話回線を選ぶのが得策といえそうです。

2014-10-02(木) 15:41

ビジネスフォンとは?

 ビジネスフォンとは?

ビジネスフォンとは?

ビジネスフォン(ビジネスホン)とは簡単にいうと、複数の外線と内線を共有して制御できる電話装置システムのことです。

複数の外線と内線を制御する 主装置と数百台の子機を制御できます。

そのため、同じ主装置で制御された子機間で内線、 外線着信保留転送などの様々な機能が使えるのです。

家庭用の電話機と違うところは、この複数電話制御の機能です。

ビジネスフォンは(ビジネスホン)は普通の電話を仕事で使うために、改良された電話です。

家庭用電話機だと1つの電話機に電話回線が1つですね。

もし、これが会社だったら・・・

100人が電話機を持つと電話回線が100回線!

同じ会社なのに全員がバラバラの電話番号を使うなんてとても不便ですよね!

しかもAさんが受けた電話をBさんに回すとしたらBさんが直接Aさんの電話機のところにまで行かないといけません。

このような問題を解決してくれるのがビジネスフォン(ビジネスホン)です!

ビジネスフォン(ビジネスホン)についてわからないことがありましたらお気軽にお問い合わせください。

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