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ビジネスフォンについて

ビジネスの現場で活躍するビジネスフォン(2)

ビジネスフォンと家庭用電話機は、どんな違いがあるのでしょうか。基本的には家庭で使われる電話機が家庭用電話機で、職場のオフィスなどビジネスの現場で使われるのがビジネスフォンです。その機能面での違いについてご紹介していきます。

家庭用電話機の特徴は?

家庭用電話機とは、局線が1外線(割り振られる番号が1つ)で使用するタイプの通信機器のことです。電話機が何台あったとしても外線が1チャンネルしか対応していないため、電話またはFAXを1台使用していれば他から発着信できません。あくまで1台ごとの利用に限定されるのが特徴です。なお、この家庭用電話機は一般的に家電量販店で販売されており、留守番電話機能対応の親機1台と、コードレス子機複数台の組み合わせが主流です。家庭用FAXにコードレス子機が付いているタイプも同じと言ってもいいでしょうね。
この家庭用電話機をオフィスで使用すると、他部署へ連絡する際、内線で回すことができず、外線を使用するため同じ社内なのに通話料金が発生してしまうといったことが起こります。また、電話を受けた人以外への電話だった時、その人はわざわざ電話機が設置されている場所まで行かないと電話にでることができないという、現実的にはあり得ないシチュエーションが生まれてしまいます。

ビジネスフォンでは何ができる?

一方、ビジネスフォンとは複数の外線と内線を共有して制御できる電話機のことになります。複数の外線と内線を制御する主装置と、複数の端末機(専用電話機)から構成されており、容量の大きいものになると数百台の子機も制御できるのです。つまり、ビジネスフォンとは電話機単体のことを指すのではなく、主装置と専用電話機の組み合わせによる電話装置システム全体を指しているのです。
ビジネスフォン導入のメリットは、少ない電話回線・番号を多くの電話機で共有できることです。例えば、もし家庭用電話機をオフィスで利用するなら、社員の数だけ電話機を設置しなければならないのはもちろんのこと、その台数ぶんの電話回線が必要になります。電話回線の回線数ぶんだけ電話番号も異なり、同じ電話番号を社員全員で使うことはできません。一方、ビジネスフォンなら複数の回線を1つの主装置に収容でき、接続された電話機へ振り分けることが可能となります。例えば電話回線数自体は1回線でも、外線着信は2台以上の電話機で受けることができるのです。ビジネスフォンを導入することによって、必要最小限の回線をそれより多い数の内線電話で共有できるため、利用方法は変わらないまま、導入費用や月々の基本使用料が大幅に削減できるメリットがあります。

 ビジネスの現場で活躍するビジネスフォン(1)

オフィスなどに設置される電話機は「ビジネスフォン」と呼ばれる、一般家庭で使われる電話とは少し違った電話機になります。ここでは、数回にわたってビジネスフォンについての基本的な情報をご紹介します。

ビジネスフォンにはどんな歴史があるの?

ビジネスフォンの大きな特徴として、内線と外線があるということを覚えておきましょう。その上で、国内におけるビジネスフォンの歴史としては古く、1868年にスコットランド出身の商人であるトーマス・グラバーが、長崎にあるグラバー邸から高島の小島にある自らの別荘に海底ケーブルを引き、日本初の私設電話を設置したことが始まりです。その後、1902年ごろから各企業に私設電話の設置が広がり始め、外線電話である加入電話と内線電話の私設電話との接続が可能になりました。ちなみに、このころの内線の交換は交換手による手動での交換でした。1940年代にはステップバイステップ交換機が導入され、内線相互の自動交換が可能となりましたが、外線との接続はやはり交換手によって行なわれていました。
大きな変化が訪れたのは1960年代になってからです。事業所集団電話よりダイヤルインサービスが始まり、外線から内線への直接着信が可能になりました。これが現在のビジネスフォンの誕生と言えるでしょうね。これ以後、ビジネスフォンは急速な進化を遂げていくことになります。

基本的には内線と外線を使い分ける機能から

ビジネスフォンを簡単に説明するなら、複数の外線と内線を共有できる電話機のことを指すと言っていいでしょう。外線とは、正確には外線電話のことを指し、公衆回線を使って着信するもの、つまり通常の電話のことです。一方、内線とは専用線や構内交換機、主装置を使用して公衆電話網を使わずに通話できる電話のことです。私設電話とも呼ばれており、電話料金がかからない利点があります。当初は会社など同じ組織内での通信で使用されていましたが、内線を管理している主装置に公衆回線も接続し、外との通話機能も持たせるようになりました。ビジネスフォンとは、一般的に主装置に公衆回線も接続された内線電話のことをいうこともあります。
当然のことながら、こういった内線と外線を使い分ける機能は家庭用の一般的な固定電話機には備わっていません。比較的規模の大きな企業では、フロアの異なる部署にいる社員との連絡や、外線で着信した通話を内線機能を使って担当者へ取り次ぐといった機能が必要となります。こういった需要に応えるように、ビジネスフォンの機能が進化してきたと言ってもいいでしょう。

 ビジネスチャンスを逃さないビジネスフォンで会議通話!

ビジネスチャンスを逃さないビジネスフォンで会議通話!

オフィス向けの固定電話は、現在ビジネスフォンが主流ですね。単に回線数を増やさなくて済むコストダウンのメリットだけでなく、その機能が注目なんです。

「会議通話」機能を駆使してビジネスチャンスをつかむ

インターネットが発展してきて、遠方の人とコミュニケーションが簡単に取れるようになりました。それは国内だけでなく、海外にも広がっています。インターネットを駆使した双方向コミュニケーションといえば、以前はチャットが流行りましたが、現在はSNSになりますね。これらは、とても便利で手軽ですが、パソコンに詳しくない高齢者や子供などには少しハードルが高いですね。そして、ビジネスの現場では、まだ遊んでいるのではと思われる風潮がありますよ。IT系のベンチャー企業ならまだしも、昭和型の旧態然とした企業では、これらのツールで遠隔地の営業所とネット会議という発想にはならないものです。しかし、そうした企業の要職に就く人は、とかく「我が社もグローバル化しよう」「企業内インフラを充実させなさい」と言うものです。
そんな上司にもギリギリ理解してもらえそうなのが、ビジネスフォンを用いた会議通話です。これなら、今までの電話機を簡単な操作で複数名通話ができますので、あとは回線を光ファイバーに変更すれば実現できます。もともとあった物や、理解の範囲内の形状をしている物なら、さほどの違和感がなく使いこなすことは可能になるのです。これでビジネスチャンスを逃す心配も減りますね。

スマホとの連携で通話料をコストダウン

さらに、今のビジネスフォンはスマホとの連携を強化する流れが出てきていますよ。一般的に普及しているiPhone、Androidのスマホをオフィスでビジネスフォンとして活用できるアプリケーションが次々と誕生しているんです。
原理としては、外出時には一般的な携帯電話用の回線を利用し、オフィス内ではWi-Fiなど無線LANで主装置と連携することで、社内のビジネスフォンになります。これのメリットは、社内では通常の電話回線を使用するので通話料が低く抑えられることと、持ち歩きができること、そして電話帳などスマホ内の情報をそのまま利用できることによる利便性の高さがあります。ビジネスフォンメーカーからも対応する機種や純正アプリが出ていますので、調べてみるといいでしょう。

ビジネスフォン導入のメリットとは?

 ビジネスフォン導入

【コスト削減効果】

普通、仕事中の業務ですべての回線を常に使用するということはあまりありません。

電話機1台につき1回線が必要なため、使用していない回線の基本料金は無駄となります。

そこでビジネスフォンで電話機より少ない回線数でも保留や転送によって効率的に利用できるため、コスト制限が可能です。

また通話料自体がお得なひかり電話やIP電話なども対応可能なため通話料もお得になる可能性があります!

【社内業務の効率化】

社内での内線通話によって連絡が効率的に行うことができ外線通話の一時保留と内線や外線への転送によるとりつぎ業務の効率化が図れます。

お得に便利に!ビジネスフォン導入で効率的に!

まだビジネスフォンを導入していない方、検討してる方
ただどれがいいの?どこに頼めばいいの?わからない!

そんな時は固定電話ドットコムにご相談下さい!!

 オフィスの受付電話機に必要な条件とは?

オフィスの受付電話機に必要な条件とは?

会社に訪れた際に、受付に設置されている電話機。美しいエントランスに設置されたデザイナーズフォンがあるだけで、会社の印象が変わります。

このデザイナーズフォンも、立派なビジネスフォンの一つです。受付電話機に必要な条件を知って、ぜひ優れた電話機を導入しましょう。

受付電話機は会社の顔!

受付電話機といえば、会社のエントランスにあるデザイン性の優れた電話機。とてもオシャレなものをよく見かけますよね。会社に訪れたお客様が、受話器を持ち上げて内線ボタンを押すと、担当者につながり、訪問を告げることができます。

デザインも大事ですが、コードレスタイプのものもいいでしょう。電話線がないので、見栄えの点でさらにスッキリして印象アップを狙うことができます。

受付電話機といえば、どちらかといえばビジネスフォンというより、家庭用電話機のルックスに近いですが、最近では、大型タッチパネル式のものも出ています。小さいボタンよりも、タッチパネルの大きなボタンを押すほうが、お客様に対して優しいといえます。ちょっとした気遣いやおもてなしをきかせることができる電話機です。

このように、受付電話機に必要な条件としては、デザイン性と操作性が大きいでしょう。

受付電話機は機能も大事

電話機によっては、呼び出し方法を変えることができるものもあります。訪れたお客様は、内線番号のボタンを押して、担当者を呼び出すのが一般的ですが、受話器を上げただけで特定の内線を呼び出すという設定ができる機種もあります。

機能の充実は必要ないと思われがちな受付電話機ですが、呼び出し関連の機能は必要条件に含まれそうです。

受付電話機は、飾り的存在だから、あまり費用はかけたくないという印象があるかもしれません。けれど、実際は、通常のオフィス内で使用するビジネスフォンとほぼ同等の価格で導入できるケースも多いので、ビジネスフォン導入時に同時検討するのがおすすめです。

会社の顔になるだけでなく、訪れたお客様が、来訪して初めて自社のものに触れるもの。ぜひ美しく使いやすいものを用意しておきたいものですね。

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